Privatumo politika

Kas yra duomenų valdytojas

Sistemą naudoja nuomotojas arba nuomos administratorius (toliau, klientas). Klientas yra savo nuomininkų duomenų valdytojas. AxiRent yra duomenų tvarkytojas: tvarkome duomenis tik pagal kliento nurodymus ir tik tam, kad sistema veiktų.

Kokius duomenis tvarkome

Paskyros duomenys: vardas, el. paštas, vaidmuo, kalbos ir formatų nustatymai, slaptažodžio kriptografinė santrauka (paties slaptažodžio nesaugome ir negalime atkurti).

Objektų ir nuomininkų duomenys: adresai, sutarčių sąlygos, nuomininkų kontaktai, skaitiklių rodmenys, sąskaitos ir mokėjimų būsenos.

Turinys, kurį įkeliate patys: objektų nuotraukos, perdavimo–priėmimo failai, problemų nuotraukos ir vaizdo įrašai, sutarčių dokumentai.

Techniniai įrašai: veiksmų žurnalas (kas ir kada atliko svarbų veiksmą), IP adresas prie saugumui svarbių įvykių, klaidų žurnalai.

Registruojantis ir prisijungiant: IP adresas, naršyklės atspaudas (naršyklės ir ekrano savybių santrauka) ir atsitiktinis įrenginio ženklas slapuke. Jie naudojami tik paslaugai apsaugoti nuo piktnaudžiavimo, pavyzdžiui, kad užblokuotas asmuo nesusikurtų naujos paskyros. Pagrindas: teisėtas interesas (BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas).

Registracijos formoje Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.) patikrina, ar formą pildo žmogus, o ne automatinė programa. Tam jis gauna techninius signalus: IP adresą, TLS atspaudą, naršyklės User-Agent ir mūsų svetainės adresą. Botams atskirti Cloudflare juos tvarko mūsų vardu, o savo patikrai tobulinti – kaip savarankiškas valdytojas (Cloudflare Turnstile privatumo pranešimas: https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/). Pagrindas: tas pats teisėtas interesas apsaugoti paslaugą.

Kur duomenys laikomi

Duomenų bazė, Supabase (PostgreSQL), Europos Sąjungos regionas. Failai laikomi Supabase Storage arba Cloudflare R2 saugykloje ir pasiekiami tik per laikinas pasirašytas nuorodas; viešų nuorodų į failus nėra.

Aplikacija veikia Vercel infrastruktūroje. Laiškai siunčiami per mūsų el. pašto siuntimo paslaugos teikėją.

Kada duomenys išeina iš sistemos

El. paštu. Sąskaitos, priminimai ir pranešimai tais adresais, kuriuos nurodo klientas.

Dirbtinio intelekto funkcijos (skaitiklio nuotraukos atpažinimas, sąskaitų importas, pagalbos asistentas) siunčia tik konkrečiam veiksmui reikalingą turinį Google Gemini API. Pagalbos asistentas atsako remdamasis pagalbos straipsniais ir trumpa Jūsų paskyros suvestine (pavyzdžiui, kiek yra objektų, neapmokėtų sąskaitų ar besibaigiančių sutarčių), kad galėtų atsakyti apie Jūsų, o ne apie bendrą atvejį. Kitų klientų duomenų jis nemato. Pokalbiai su asistentu saugomi, o mūsų pagalbos komanda gali juos peržiūrėti, kad pamatytų, kur asistentas nepadėjo, ir susisiektų pati. Ištrynus naudotoją, jo pokalbiai su asistentu lieka be vardo ir el. pašto: tik tai, kas buvo parašyta, kad galėtume tobulinti atsakymus.

Problemų pokalbio vertimas siunčia tik verčiamą tekstą tam pačiam DI modeliui, kurį naudoja pagalbos asistentas. Vertimas saugomas prie tos žinutės ir ištrinamas kartu su ja; originalas lieka nepakeistas.

Balso įrašai (asistento, plėtinio ir meistro mikrofonas) ir perdavimo bei darbų vaizdo įrašų garsas paverčiami tekstu per Groq (Whisper), o jei Groq nepasiekiamas, per OpenAI. Siunčiamas tik tas įrašas. Mikrofono įrašo po atpažinimo mes nesaugome.

Kai paprašote gyvo pagalbos komandos atsakymo, jūsų pokalbis su asistentu perduodamas mūsų komandai per Slack.

Programos duomenų neparduodame ir nenuomojame, o reklamai naudojame tik su jūsų sutikimu, kaip aprašyta skyriuje „Svetainės lankytojai“. Programoje reklamos seklių nėra. Lankomumui matuoti naudojama Vercel Web Analytics. Be slapukų, be įrenginio identifikavimo, tik apibendrinta puslapių statistika (žr. slapukų deklaraciją). Be to, patys skaičiuojame, kiek kartų ir kiek laiko atidaromi programos langai: bendrai pagal dieną ir vaidmenį, o nuomotojo pusės naudotojams ir kiekvienos paskyros laiką pagal valandą ir langą. Nuomotojo pusės naudotojų (ne nuomininkų) taip pat įrašome apsilankymus: kada žmogus pradėjo ir baigė naudotis programa (minutės tikslumu), kiek laiko ji buvo atidaryta ir kuriuose languose daugiausia. Įrenginio neidentifikuojame. Tai padeda mums suprasti, kaip naudojama programa, ir laiku padėti klientui. Šie duomenys saugomi 13 mėnesių.

Svetainės lankytojai: analitika ir reklama, tik su sutikimu

Svetainėje axirent.com, kai vyksta reklamos kampanijos, galime naudoti Google Analytics 4, Google Ads ir Meta Pixel. Jie įjungiami tik tada, kai sutinkate sutikimo juostoje. Kol nesutikote, į Google ar Meta neišsiunčiama jokia užklausa.

Ką jie gauna: kuriuos svetainės puslapius atidarėte, iš kur atėjote (pavyzdžiui, per kurią reklamą), naršyklę, įrenginį, apytikslę vietą pagal IP adresą ir ar paspaudėte registracijos nuorodą. Programos turinys (objektai, nuomininkai, sąskaitos) jiems neperduodamas.

Jei atėjote per Google ar Meta reklamą ir sutikote su reklamos slapukais, po registracijos tai pranešame tos reklamos sistemai: reklamos paspaudimo numerį, registracijos datą ir ar paskyra pradėjo naudotis paslauga arba ją apmokėjo (apmokėjus – ir sumą). Vardo, el. pašto ir kitų programos duomenų neperduodame. Taip matuojame, kurios reklamos atveda klientus. Paspaudimo numeris saugomas kartu su paskyra ir ištrinamas kartu su ja. Jei norite, kad apie jūsų paskyrą nebepranešinėtume, parašykite mums šio puslapio apačioje nurodytu el. paštu.

Pagrindas: jūsų sutikimas (BDAR 6 straipsnio 1 dalies a punktas). Gavėjai: Google Ireland Limited ir Meta Platforms Ireland Limited. Duomenys gali būti perduodami į JAV pagal ES ir JAV duomenų privatumo sistemą. Renkant duomenis Meta Pixel su Meta esame bendri valdytojai.

Google Analytics duomenys saugomi iki 14 mėnesių. Slapukų galiojimas nurodytas slapukų deklaracijoje.

Sutikimą galite atšaukti bet kada, taip pat lengvai, kaip davėte: svetainės apačioje paspauskite „Slapukų nustatymai“. Atšaukus šių žymių slapukai ištrinami.

Axibot: klausimų laukelis svetainėje

Klausimas, įrašytas svetainės laukelyje „Klauskite Axibot'o“, ir Axibot atsakymas saugomi 30 dienų, kad galėtume pagerinti atsakymus ir pagalbos straipsnius. Kartu nesaugome nieko, kas parodytų, kas klausė: nei IP adreso, nei paskyros, nei slapuko. Nerašykite į šį laukelį asmens duomenų.

Atsakymui parengti klausimas siunčiamas Google Gemini API, kaip ir pagalbos asistento klausimai. Pagrindas: mūsų teisėtas interesas tobulinti paslaugą (BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas).

Kiek laiko saugome

Apskaitos duomenys (sąskaitos, rodmenys, sutartys) saugomi tol, kol klientas naudojasi sistema, ir tiek, kiek reikalauja buhalterinė bei mokestinė teisė.

Išsiųstų laiškų kopijos (be nuorodų ir prisijungimo kodų) saugomos 90 dienų, kad galėtume atsakyti, ar laiškas iškeliavo, ir tada automatiškai ištrinamos. Lieka tik įrašas, kad laiškas buvo išsiųstas.

Veiksmų žurnalas ir API naudojimo įrašai automatiškai trinami po 18 mėnesių.

Jūsų teisės

Turite teisę susipažinti su savo duomenimis, juos ištaisyti, gauti kopiją ir prašyti ištrinti. Sistemoje yra pilnas duomenų eksportas (Nustatymai → Duomenų eksportas), kuris parengia visą jūsų organizacijos turinį .xlsx formatu.

Nuomininkas dėl savo duomenų pirmiausia kreipiasi į savo nuomotoją, jis yra duomenų valdytojas. Jei prašymas skirtas mums kaip tvarkytojui, rašykite šio puslapio apačioje nurodytu el. paštu ir įvykdysime per 30 dienų.

Saugumas

Slaptažodžiai saugomi bcrypt santrauka. Prisijungimas ribojamas: 5 nepavykę bandymai užrakina paskyrą 15 minučių. Galima įjungti dviejų veiksnių patvirtinimą programėle arba el. pašto kodu.

Duomenys atskiriami pagal organizaciją: kiekviena skaitymo ir rašymo užklausa eina per bendrus apimties tikrinimus, kuriuos dengia automatiniai testai, o ne per kiekvienoje vietoje atskirai užrašytą sąlygą. Failai atiduodami tik per trumpalaikes pasirašytas nuorodas. Radę atvejį, kur to nepakako, jį ištaisome ir papildome testus.

Jokia sistema nėra absoliučiai saugi. Pastebėję pažeidžiamumą, praneškite, atsakysime ir ištaisysime.

Slapukai

Programoje naudojame tik būtinuosius slapukus, todėl sutikimo lango joje nerodome: būtiniesiems slapukams jis nereikalingas. Svetainėje axirent.com analitikos ir reklamos slapukai naudojami tik jums sutikus. Visas slapukų sąrašas su paskirtimi ir galiojimo laiku pateiktas slapukų deklaracijoje.